TEKNIK PENGUMPULAN DATA

A. WAWANCARA

1.       Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.

2.      Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.

3.      Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan, perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional.

4.      Analis sistem menggunakan wawancara untuk mengembangkan hubungan mereka dengan klien, mengobservasi tempat kerja, serta untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi. Meskipun e-mail dapat digunakan untuk menyiapkan orang yang diwawancarai dengan memberi pertanyaan pertanyaan yang berkaitan dengan temuan, namun akan lebih baik bila wawancara dijalankan secara personal bukan elektronis.

Lima langkah persiapan wawancara:

1. Membaca materi latar belakang

Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan. Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik.

2. Menetapkan tujuan wawancara

Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanayakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format

informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya

pembuat keputusan.

3. Memutuskan siapa yang diwawancarai

Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orang-orang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bias dipengaruhi sistem.

4. Menyiapkan orang yang diwawancarai

Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.

5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan

Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:

a)      Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.

Beberapa contoh pertanyaan terbuka:

a)      Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di peusahaan Anda ?

b)      Apa tujuan terpenting departemen Anda ?

c)      Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?

d)      Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?

e)       Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?

b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punyakesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.

Beberapa contoh pertanyaan tertutup:

a)      Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?

b)      Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?

c)      Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda ?

1.       Formulir keluhan konsumen

2.      Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website

3.       Interaksi tatap muka dengan konsumen

4.       Barang yang dikembalikan konsumen

d)     Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.

Struktur-struktur pertanyaan:

a)      Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.

Contoh:

a.       Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?

b.      Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?

c.       Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ?

b)     Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.

Contoh:

a.       Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?

b.      Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?

c.       Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?

c)      Struktur Berbentuk Wajik

Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik.

Contoh:

a.       Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan.

b.      Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini.

c.        Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.

Kelebihan teknik wawancara:

1.       Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.

2.      Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.

3.       Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

4.       Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kekurangan teknik wawancara:

1.      Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.

2.      Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.

3.      Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan rmai.

4.      Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

B. OBSERVASI

Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya. Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis system juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan.

Unsur-unsur ini meliputi :

1. Lokasi kantor

2. Penempatan meja pembuat keputusan

3. Alat tulis kantor

4. Properti seperti komputer dan kalkulator

5. Jurnal dagang dan koran

6. Pencahayaan dan warna

7. Cara berpakaian oleh pembuat keputusan

Kelebihan teknik observasi:

1.      Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.

2.       Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.

3.      Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.

Kekurangan teknik observasi:

1.      Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.

2.       Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.

3.      Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.

4.      Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

C. DAFTAR PERTANYAAN (KUESI ONER)

Suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik dari orang-orang utama di dalam organisasi serta pendapat dari responden yang dipilih. Kuesioner sangat bermanfaat jika orang-orang di dalam organisasi terpisah saling berjauhan, yakni orang-orang yang terlibat proyek sistem, sehingga tinjauan secara keseluruhan diperlukan sebelum merekomendasikan alternatif lainnya.

Kelebihan teknik kuesioner:

1.      Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.

2.      Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.

3.      Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.

4.      Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kekurangan teknik kuesioner:

1.      Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.

2.      Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus jawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.

3.      Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan obeservasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel

4.      Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

Tipe Kuesioner

Ada dua jenis format kuesioner, yaitu Format Bebas (Free Format ) dan Format Pasti (Fixed Format ). Dalam suatu kuesioner dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau gabungan dari keduanya.

1.      Kuesioner Format Bebas

Kuesioner format bebas berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di temapat yang sudah disediakan.

2.      Kuesioner Format Pasti

Kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.